動画活用で業務のコスト削減・その作業は必要悪と思い込んでいるだけかもしれません

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無駄な作業が習慣になっていませんか？

ビジネスをする上で、

• 直接、売り上げに結びつく仕事
• 売り上げにはならないが、必要な仕事

の2種類の仕事があります。もちろん、会社にとっては、どちらも同等に重要なことです。

しかし、普段から「必要悪」と諦めている作業には改善の余地が多く残っています。

例えば、

• 出来るだけコストを抑えるための、仕組み上の工夫ができないか？
• やり方を変えることで同じ目的を、より早く達成できないか？

こういう視点で作業を見直してみませんか？ただし、残念ながらほとんどの組織で、この検討はうまく行かないでしょう。それは「現状を変えたくない病」という障壁があるからです。

多くの人は改善にエネルギーを使いたくない

基本的に人は怠け者です。できるだけ体力を消耗せずに、頭も使わずに生活したいと考えます。

物事が上手く行っている時は、決まった行動をすれば、楽に成果が出ます。

エネルギーを使う「改善」の習慣が無い限り、多くの人は、「行動を変えたくない病」にかかってしまいます。

問題は、上手く行かなくなって成果が出なくなったときです。当然、「今まで通り」では状況が改善しませんから、行動を変える必要があります。しかし、「行動を変えたくない病」の人に、

• こういうやり方をすれば、効果が出る可能性があります
• このやり方は、コストも小さくて、リスクもほとんどありません

といくら論理的に話しても、まず無駄です。理屈はともかく、その人は「変えたくない」んですから。

事情はそれぞれです。「従来と違ったことをやると叩かれる風潮」があるのかも知れません。「現状維持で自分が定年までの数年間を過ごせればいい」という人もいるでしょう。「作業が効率化出来ると、自分の作業が奪われる」と危機感を持っている人もいます。全ての人が、高い視点を持って、「会社の全体利益」を考えられる訳ではないのが現実です。

あなたが「現在のやり方は変えたくない」ということを最優先にしているなら、以降に示す実例や提案は、全て無駄になります。

しかし、あなたがある程度、

• 高い視点
• 広い視野

を持って、「組織全体の利益」を考える立場にあったり、「業務改善を意識することが自分自身の価値を高める」と気付いているとしたら、この提案を検討してみても無駄にはならないと確信します。

事例1　社内の合同説明会

私が過去に在籍していた企業では、社内システムが変更になったときや、定期的なセキュリティー教育などのために、「合同の説明会」をよく行っていました。説明会の日時は2回あり、参加する希望日を選択はできるものの、その時間は自分の全ての業務をストップして、出席しなければなりません。

事業所は各地にあったので、わずか2時間程度の説明会に出席するために、わざわざ一箇所に移動してくるわけです。説明を担当する社員は、説明会を開催する当日と事前の準備期間、自分の本来の業務をストップします。そして、実際の説明会で、直接、顔を合わせる中で、

• 活発な質問のやり取り
• 意見交換

などは無く、一方的に説明を聞くだけで終わります。考えても見てください。特にシステム運用に関する説明であれば、「疑問」は、そのシステムを使い始めてから山のように出てくる筈です。新しい情報を短時間にインプットさせられて「質問はありませんか？」と言われても、その場で有益な発言が出るものではありません。

説明会は実質2時間ですが、大半の社員は移動も含めると、半日から丸一日、自分の作業をストップさせる事になります。

端的に言って、「説明会に費やすコスト」に見合う「効果」があるとは、とても思えません。

間違いなく、相当の時間的コストを損失させていると言えるでしょう。「会社は言うべき事を伝えた。特に質問は無かった」という既成事実を作るだけの、まさに形式だけの説明会のために、無駄なコストを掛けていると思いませんか？

事例2　新人教育

職場に配属された新人に教えることは盛りだくさんです。もちろん、新しい戦力を育てることは、とても重要な仕事です。しかし、当分の間、新人の働きは充分な利益を生みません。しかも、その間、教育係の社員の生産性は、著しく下がってしまいます。

また、仕事を教わる側も、毎日、慣れない新しい情報を詰め込まれても、なかなか消化しきれないものです。一度聞いた説明で、よく理解できないまま、うろ覚えの状態で業務を進めるという事もよくあります。それによって、ミスが生じて、トラブルが起き、余計な仕事が発生するということも珍しくないでしょう。

これは、100％、仕方がないことでしょうか？改善の余地は無いのでしょうか？

改善案

これらの問題に共通するのは、以下の点です。

• 情報提供が一方通行である
• 同じ情報を繰り返し提供することが効果的である

この状況を、少ないコストで改善する提案があります。それは、「動画を活用する」ということです。

事例1　合同説明会の場合

事前に説明の様子をビデオで撮影し、無駄なく編集した動画を用意します。動画を社内LANで見られるようにすれば、各社員が、都合に合わせて「スキマ時間」に目を通すことができます。動画を見た社員からの、視聴報告や質問事項を集計して、必要な項目をFAQとして随時追加すれば、伝えたいこと、知りたい事を無駄なく補足出来ます。

物理的な移動時間が生じたり、決まった日時に拘束されるのに比べ、無駄なコストを最低限に抑えることになります。説明を担当する社員の負担も激減します。実際に時間を使うのは、撮影時の一度だけですし、多くの場合は、毎年同じ内容の説明です。次の年からは、さらに大幅なコスト削減が期待できます。

事例2　新人教育の場合

必要最低限の事項を説明したり、実際の作業を手本としてやって見せた動画を用意します。社内LANで見られるようにしたり、職場ごとにDVDなどを用意しておけば、教育を受ける側が、必要と思ったときに自発的に何度でも確認できます。

複数の人数に同じ説明を別々に行っている場合や、毎回、同じ説明が必要な場合など、動画を活用するだけで、コストが激減するでしょう。直接、面と向かって教育する内容は、動画では説明しきれない、さらに高度な内容のものだけに絞れるようになります。

動画コンテンツを制作する

これらの「ビジネス動画」は、撮影と編集の環境さえあれば、ご自身で制作することも可能でしょう。社外にPRするための映像ではありませんから、映像的なハイクオリティーも不要です。ご自身で動画を制作される場合は、是非、以下の3点にご注意ください。

• 必要最低限の分かりやすい映像
• 聞き取りやすい音声
• 的確な構成と編集

これらの点に気を付ければ、充分に活用出来る動画コンテンツが作れるでしょう。もし、社内で動画制作担当者を養成して作業をする余裕がない場合は、升田企画にご相談ください。

升田企画では、過度にハイクオリティーの映像を制作することで、余計な経費を請求しません。あくまでも、実用優先の動画制作を得意としています。他の映像業者では敬遠しがちな、「お客様が撮影した映像を使って動画コンテンツを制作する」という作業も承ります。

映像業者が、お客様の撮影した映像使用を敬遠する理由

なぜ、映像業者は「お客様の撮影した映像の使用」を敬遠するのでしょうか。

理由は単に、撮影の料金を水増ししたいだけではありません。お客様が撮影した部分は、どうしても映像的なレベルが若干落ちてしまいます。実用面では何の問題もなかったとしても、「映像クオリティー」を「売り」にしている撮影業者にとっては、自社の撮影技術を疑われかねない「作品」を残したくないのです。

升田企画の動画コンテンツ制作ポリシー

升田企画にとって、動画はあくまでも実用品です。昔ながらの映像業者のように「撮影の映像クオリティー」を「売り」とは考えていません。

升田企画の「売り」は「企画力」「構成力」です。

お客様の撮影した映像を使うことで、実用品としてのビデオコンテンツを制作することに抵抗はありません。また、お客様がご自身で撮影することは

• 撮影現場に部外者を入れられない場合、
• 制作費を少なく抑えたい、という場合

に特に有効です。

（撮影料金はゼロになります）

具体的にお困りの事例をお知らせいただければ、適切な改善案をご提案いたします。

事例によっては、動画活用ではなく、内部での改善案を無料でご提案するだけになるかもしれません。どうぞ、お気軽にご相談ください。